How to Chief of Staff: Rollenprofil, Hiring, Meeting Rhythmus - wie Parloa Gründer und CEO Malte Kosub mit seinem Chief of Staff arbeitet

[0:00] Die Rolle des Chief of Staff ist wohl die, die am häufigsten missverstanden wird heutzutage, weil der Begriff schon fast universell verwendet wird. Wenn ich mich umgucke, dann sehe ich heute, dass viele Gründer Chief of Staff ausschreiben und quasi einen Founders Associate suchen. Aber was ist ein Chief of Staff eigentlich? Ein Chief of Staff ist eigentlich eine Person, die zwischen dem Gründer, Management Team und dem Rest der Organisation hin und her springt und hier die Kommunikation, aber auch die Organisation leitet im Namen des Gründers, also die engste Person, der engste Vertraute des Gründers. Und häufig wird das heutzutage so ein bisschen junioriger angesetzt, denn eigentlich, wenn man sich das mal anguckt, wer Chief of Staff Rollen besetzt, war das die letzten Jahre so, dass es immer junioriger wurde. Eigentlich aber hast du eine sehr seniorige Zielgruppe an Chief of Staff, die dann halt, das ist so ein bisschen wie Vorstandsassistent. Das ist vielleicht, Chief of Staff ist wahrscheinlich das neumodischere Wort dafür. Und wenn man sich anguckt, wer im Vorstandsbüro gearbeitet hat.

[1:09] Bei großen Mittelständlern und Konzernen, was daraus entstanden ist, dann waren es oft Leute, die das Ziel hatten, vielleicht auch irgendwann eine Führungsposition zu übernehmen. Teilweise wurden diese Personen sogar erledigt. Später Geschäftsführer oder Geschäftsführerin einer Firma. Und ich habe mit Malte Kosub, dem Gründer von Paloa, darüber gesprochen, wie er seinen Chief of Staff gehired hat und was er sagen würde, was der beste Rhythmus ist oder der Rhythmus, der für die beiden zumindest gerade funktioniert und aber auch, welche Qualitäten ein guter Chief of Staff mitbringt, sodass du dir Gedanken machen kannst, suche ich gerade einen Chief of Staff oder suche ich eine juniorige Rolle und dann auch sagen kannst, okay, wonach suche ich eigentlich ein Beispielprofil hast, um von dort aus tatsächlich auch erfolgreich einen Chief of Staff einstellen und up to speed bringen zu können. Deswegen hier ein Ausschnitt aus dem Gespräch mit Malte Kosup. Das volle Interview findest du in den Shownotes verlinkt. Was macht einen guten Chief of Staff aus? Du hast Unicorn Bakery, mein Name ist Fabian Tausch. Viel Spaß mit der Episode. Wenn du 20 Leute hast, hat eine Person wahrscheinlich fünf Jobs.

[2:14] Und dann passiert, je weiter du kommst, wir nennen es immer Giveaway Your Legos. Da gibt es einen sehr spannenden Medium-Artikel zu, dass du eigentlich am Anfang hast du zehn Legosteine und je mehr Leute dazukommen, musst du immer Legosteine abgeben. Das heißt, deine Rolle wird kleiner, weil du halt weitere Leute dazuholst. Und in diesem Prozess musst du halt immer wieder diese Erwartungshaltung und die Verantwortlichkeiten messerscharf kommunizieren, damit jeder weiß, was wird meine Rolle und was ist meine Verantwortlichkeit, damit du die Leute auch accountable halten kannst.

[2:47] Und dadurch, dass ich das dann irgendwie auch wieder alle drei bis sechs Monate ändern, musst du damit sehr, sehr klar sein und dich damit beschäftigen, damit jeder weiß, woran er ist. Alle drei bis sechs Monate musst du auf alle Dinge draufgucken und sagen, geht das alles noch in die richtige Richtung? Und es ist klar genug kommuniziert. Aber wenn du das gut machst, ich glaube, dann kannst du diesen Wachstumsweg gut weiterverfolgen. Mit steigender Komplexität der Organisation steigen auch die Themen, in die du dich involvieren könntest. Also ich bin mir sicher, du könntest 24 Stunden am Stück arbeiten, nicht schlafen und trotzdem nicht alles fertig bekommen. Das heißt, es gibt ja zwei Fragen. Die eine ist, wie priorisierst du? Die andere ist aber, welches Support-System schaffst du rund um dich, um auch sagen zu können, hey, das ist eine Aufgabe, da möchte ich nah dran sein, aber die delegiere ich jetzt an jemanden und mit der Person stehe ich in direktem Austausch. Ja, ich glaube, das ist essentiell, so ein Support-System zu bauen. Ein Beispiel ist Marco, mein Chief of Staff. ohne den wüsste ich gar nicht mehr, wie ich den Alltag mit den vielen Themen handeln könnte, weil im Grunde, Musst du dir, glaube ich, ein Team bauen, dem du 150 Prozent vertraust und das auch proaktiv für dich anfängt, Probleme zu lösen. Und teilweise kommen Leute halt dann zu Marco und das kommt gar nicht mehr zu mir. Und Marco surf ist nur die Themen, die relevant sind. Oder wir haben ein Thema.

[4:14] Wo ich Marco irgendwie einmal klare Erwartungshaltung setze und sage, hey, kannst du das übernehmen? Und dann versucht er das zu lösen. Und ich glaube, ein Team um sich herum zu bauen, das Themen abnehmen kann, und zwar End-to-End, nicht die letzten 30 Prozent, sondern wirklich End-to-End ein Thema treiben. Und ich glaube, das ist essentiell wichtig. Was dabei aber, glaube ich, auch wichtig ist, ist, dass du jetzt in der Rolle des CEOs sehr offen, ehrlich bist und den Kontext diesem Team gibst. Weil wenn der Kontext fehlt, kann das auch nicht richtig funktionieren. Dann kann diese Person oder das Team dich nicht wirklich vertreten. Also diese Personen in dem Team auszuwählen, ist sicherlich sehr, sehr anspruchsvoll und du musst sehr viel Zeit mit den Leuten dann verbringen. Aber wenn es funktioniert, dann kannst du dich halt ein Stück weit copy-pasten und schaffst halt viel mehr. Wann hast du die erste Support-Funktion für dich selber geschaffen? Ehrlich gesagt, die ganze Zeit, weil ich habe ja am Anfang, habe ich Operations gemacht, Finance gemacht, People gemacht, Sales gemacht, Marketing gemacht.

[5:24] Also bis wir 12 oder 13 Leute waren, war ich die einzige Commercial Person. Sonst waren wir nur Product und Engineering und Customer Success. Aber alles andere habe ich gemacht. Das heißt eigentlich, sobald ich da eigentlich Dinge abgegeben habe, habe ich mir eine Support-Funktion gebaut. Wenn man jetzt in dem klassischen Chief of Staff, Founders Associate da reinguckt, dann war das vor anderthalb Jahren, glaube ich. Wenn wir uns heute das Malte-Cosub-CEO-Office in Anführungszeichen angucken, ist das in Anführungszeichen nur der Chief of Staff? Sind da mehrere Leute involviert? Wie sieht das heute aus? Ja, Chief of Staff.

[5:59] Eine Executive Assistant, weil mein Terminkalender sieht so ein bisschen aus wie Tetris und weil ich hatte ja viel her und her Reise, hat, also Marco hat am Anfang tatsächlich auch das ganze Scheduling und so weiter gemacht als Chief of Staff und das hat irgendwann so viel Zeit eingenommen, dass wir entschieden haben, dass das keinen Sinn mehr macht und zusätzlich haben wir noch, Axel ist ein sehr enger Freund, mit dem ich schon gegründet habe, seit zehn Jahren zusammenarbeite und er ist jemand, der mich sehr gut versteht, weil wir das natürlich schon sehr lange machen und dann bei sehr kreativen Themen, die meist sehr Branding getrieben sind. Und Branding ist halt nicht nur irgendwie, wie sieht das Design der Marke aus, sondern das ist eigentlich das Erlebnis der Firma im gesamten Lifecycle. Also was ist die Brand und das Erlebnis, das ich verspüre, wenn ich mich bewerbe, wenn ich geonboardet werde, wenn ich als Kunde konvertiere, wenn ich auf die Homepage gehe, wenn ich die erste Demo habe. Also es ist ein sehr anspruchsvolles und ganzheitliches, wie sieht das Office aus. Und er ist im Grunde derjenige, der immer wieder in diese Themen reinguckt und dadurch, dass er mich sehr gut kennt, mich da supportet.

[7:25] Was macht einen guten Chief of Staff aus? Ein guter Chief of Staff versteht erst mal, muss dich als Gründer, CEO oder als Leader verstehen und verstehen, was dir wichtig ist. Und ich glaube, das ist Nummer eins. Nummer zwei muss ein guter Chief of Staff sehr proaktiv sein und nicht passiv warten, bis irgendwie was an den Chief of Staff herangetragen wird, sondern eigentlich muss die Person sehr aktiv sein. Ich glaube, sie muss offen sein, die Geschwindigkeit und auch die Arbeitslast mitzugehen, weil am Ende ist es halt ein sehr anspruchsvoller Job, weil du halt mit einem Gründer zusammenarbeitest und die Arbeitszeit ist da anspruchsvoll. Ich glaube, du brauchst eine hohe Auffassungsgabe, weil du mit vielleicht nicht wahnsinnig viel Erfahrung sehr anspruchsvolle Themen direkt irgendwie auf den Tisch bekommst und dann mit Investoren direkt sprechen musst und irgendwie auch wichtige strategische Themen diskutieren und vorantreiben musst. Ich glaube, du musst offen sein, auch mal Dinge zu machen, die jetzt irgendwie nicht so viel Spaß machen, nicht so strategisch sind, sondern einfach irgendwie gemacht werden müssen. Ich glaube, du musst hungrig sein, zu lernen und zu wachsen. Und du solltest sehr strukturiert sein. Das sind jetzt mal ein paar Gedanken, gar nicht so strukturiert, aber ich glaube, ein ganz, ganz wichtiger Job.

[8:46] Und ich glaube, auch ein toller Job, um zu wachsen. Und ich sage immer, das ist so, das, was du in einem MBA in zwei Jahren lernst, als Chief of Staff in einem Hyper-Growth-Unternehmen in zwei Monaten. Wie juniorig oder seniorig hast du die Rolle definiert? In der Art und Weise, was bei uns in der Rolle gemacht wird, schon relativ seniorig. Es sind schon sehr viele verantwortungsvolle Themen, die da.

[9:11] Getrieben werden. Es ist jetzt nicht eine Juniorrolle, die jetzt nur ganz kleine Themen vorantreibt, sondern es ist schon eine sehr anspruchsvolle Rolle, würde ich sagen. Unterscheidet sich also stark von einem Founders Associates zum Beispiel? Ja, das ist natürlich immer Definition. Ich glaube, Founders Associates kommt vielleicht direkt aus dem Studium und auch da kannst du natürlich, wenn du gut bist, kannst du schnell auch die sehr strategischen Themen begleiten. Bei uns ist es mittlerweile aber schon so, dass es sehr strategisch ist. Das kommt dann auf die Person an, ob die Person entweder schon erfahren genug ist oder diese Herausforderung annimmt. Du hast das vorhin kurz angesprochen, aber was würdest du sagen, wenn ich jetzt heute einen Chief of Staff einstelle? Was muss ich als Gründer für einen Rahmen und eine Umgebung schaffen, dass die Person, selbst wenn sie alle Qualitäten hat, die du gerade besprochen hast, auch wirklich die Rolle ausfüllen kann und das funktionieren kann in der Zusammenarbeit? Das eine ist dieser Kontext. Ich setze mich mit Marco jeden Tag hin. Jeden Tag haben wir eine halbe Stunde Meeting und gehen. Das heißt quasi Stand-Up morgens? Das ist meistens abends. Das kann auch mal um 12 Uhr Nacht sein. Einmal am Tag machen wir das und gestern war es wieder um 23 Uhr. Das kann mal morgens sein. Das ist irgendwann am Tag.

[10:30] Marco kennt alle E-Mails. Er hat Zug auf alle E-Mails. Wir haben im Grunde ein Asana-Board und wenn irgendwelche Themen sind, haben wir jeden Tag eigentlich 10 Themen. und dann gehen wir alle Themen durch. Das heißt, täglich, um auch den gesamten Kontext, also eigentlich hat er den gesamten Kontext von allen Investorengesprächen, von allen People-Gesprächen, von allen Opportunities. Also im Grunde hat er ja den gleichen Kontext, den ich auch habe. Ich glaube, das ist irgendwie die erste Basis, die du schaffen musst, damit dein Chief of Staff in meiner Erfahrung bestmöglich performen kann. Das Zweite ist das, weil man, das ist wahrscheinlich die Person, mit der man am engsten zusammenarbeitet. Ich sage mal, wenn du keine Lust hast auf das Gespräch, auf den Termin, dann ist es wahrscheinlich nicht die richtige Person. Also es muss, glaube ich, auch einfach matchen, weil es halt so intensiv ist. Das heißt, wenn man jetzt im Recruiting-Prozess ist, musst du halt schon das Gefühl haben, okay, ich habe Bock darauf und nicht so, ja, das ist ein toller Lebenslauf und irgendwie ist die Person smart. Aber eigentlich habe ich keinen Bock, jeden Tag da irgendwie eine halbe Stunde durch die Themen zu gehen.

[11:37] Und ich glaube, das Dritte ist, wenn du den Kontext gegeben hast und eine Person hast, mit der du gut zusammenarbeiten kannst, dann musst du das Vertrauen dieser Person schenken und die Person halt auch in eine Situation im Unternehmen bringen, wo sie Entscheidungen treffen kann, wo sie Projekte treiben kann und wo sie auch von anderen so wahrgenommen wird, dass das jetzt im Grunde für dich als Gründer und CEO ist diese Person jetzt in diesem Meeting und trifft die Entscheidung und treibt Themen voran. Und wenn diese Person in ein Meeting geht und sagt, das und das brauchen wir jetzt oder das ist wichtig, dass das auch so wahrgenommen wird. Und wenn die Themen gegeben sind, dann kann ich jedem empfehlen, dass das eine Rolle ist, die dich als Führungskraft sehr viel besser macht. Was würdest du sagen, wie lange hat es gebraucht, Marco up to speed zu bekommen? Es ging ziemlich schnell, aber da bin ich sehr dankbar drüber. So ein paar Wochen gedauert. Ist das natürlich jetzt nochmal ganz anders als am Anfang? Völlig klar, weil du hast mehr Kontext. Wenn er jetzt E-Mails vorschreibt.

[12:43] Dann treffen die halt auch genau den Punkt, was irgendwie wichtig ist. Und mal schreibt er E-Mails vor, weil er weiß, ich bin die ganze Zeit in Meetings und da macht es Sinn, mal weiß ich, dass er super viel zu tun hat. Ich schreibe die ganzen E-Mails. Das ist mir immer eingespielt. Das ist Maltes Erfahrung mit Hiring und Meeting-Kadenz und allem, was mit seinem Chief of Staff zu tun hat. Und ich hoffe, es hilft dir, eine Entscheidung zu treffen. Brauche ich gerade einen Chief of Staff? Brauche ich vielleicht auch nur einen Founders Associate? Und was funktioniert für andere, um das erstmal nehmen zu können, loslaufen zu können und dann adoptieren zu können? Ich meine, am Ende ist es nie immer dasselbe. Es wird immer irgendwo Differenzen geben. Was für Malte funktioniert, wird nicht alles 100% für dich funktionieren. Dennoch, ich hoffe, diese Episode hat Einblicke gegeben. Du weißt besser, was du brauchst und wie du das kriegst. Und falls du nicht verpassen willst, wenn wir weitere Episoden wie diese machen zu sehr konkreten Themen, die deine Needs als Gründer bespielen und auch wirklich sagen hey, cool, endlich hat es mal jemand angesprochen, dann abonniere gerne den Kanal Unicorn Bakery, egal ob auf Spotify, Apple Podcast, YouTube oder wo auch immer du gerade diese Episode siehst und teile sie gerne mit einem Freund, einer Freundin. Vielen, vielen Dank fürs zuhören und bis zur nächsten Episode.