Inbox Zero, AI-Tools & Deep Work: Der ultimative Produktivitäts-Guide für Unternehmer

Über diese Episode

Produktivität ist ein Thema, das jeden Gründer beschäftigt – aber oft versandet die Diskussion in Tool-Overload und oberflächlichen Tipps. Daniel Dippold von EWOR und Mike Mahlkow teilen in dieser Episode ihre konkreten, praxiserprobten Produktivitäts-Setups und zeigen, welche Tools wirklich Zeit sparen und welche nur Ablenkung sind.

E-Mail-Management: Superhuman als Game-Changer

Bei der E-Mail-Produktivität setzen beide auf Superhuman – und das aus gutem Grund. Das Tool bietet nicht nur Shortcuts für alles, sondern auch intelligente Features wie Snippets für wiederkehrende Antworten und automatische Follow-up-Erinnerungen. "Das Wichtigste ist die Unified Inbox", erklärt Daniel. "Alle E-Mail-Accounts an einem Ort, ohne ständig zwischen verschiedenen Apps zu wechseln."

Das Ziel: Inbox Zero. Nicht als Perfektionismus-Trip, sondern als praktisches System, bei dem jede E-Mail entweder sofort beantwortet, delegiert, geplant oder archiviert wird. Die Investition in Superhuman amortisiert sich schnell, wenn man bedenkt, wie viel Zeit täglich mit E-Mails verbracht wird.

Desktop-Produktivität: Raycast revolutioniert den Workflow

Für Mac-Nutzer ist Raycast ein absoluter Game-Changer. Die App ersetzt Spotlight und bietet erweiterte Funktionen für File-Management, Quick Links und AI-Features. "Ich kann direkt aus Raycast heraus Dateien umbenennen, zwischen Projekten wechseln oder schnell auf häufig genutzte Tools zugreifen", beschreibt Mike seinen Workflow.

Besonders praktisch: Die Möglichkeit, eigene Shortcuts und Workflows zu erstellen. Statt durch Ordner zu klicken, findet man Dateien über intelligente Suche und Kategorisierung in Sekunden.

Scheduling ohne Ping-Pong: cal.com und WimCall

Beim Terminmanagement schwören beide auf Tools wie cal.com und WimCall. Diese eliminieren das nervige E-Mail-Ping-Pong bei der Terminfindung und integrieren sich nahtlos in bestehende Kalender-Systeme. "Ein gutes Scheduling-Tool spart nicht nur Zeit, sondern macht auch einen professionelleren Eindruck bei Kunden und Partnern", betont Daniel.

Die Automatisierung geht noch weiter: Meeting-Links, Erinnerungen und sogar Vorbereitungsmaterialien werden automatisch verschickt.

Meeting-Transkription: Optiverse und Automatisierung

Für Meeting-Notizen nutzen sie Tools wie Optiverse, die automatisch Transkripte erstellen und wichtige Punkte zusammenfassen. Das spart nicht nur Zeit beim Nachbereiten von Meetings, sondern sorgt auch dafür, dass nichts Wichtiges verloren geht.

Die Transkripte lassen sich direkt in Projektmanagement-Tools wie ClickUp integrieren, wodurch Action Items automatisch zu Tasks werden.

Hardware: Die unterschätzte Produktivitätskomponente

Ein Punkt, der oft übersehen wird: Hardware ist genauso wichtig wie Software. Ein schneller Laptop, stabile Kopfhörer, ein gutes Mikrofon und eine zuverlässige Internetverbindung bilden das Fundament für produktives Arbeiten.

"Viele sparen bei der Hardware und wundern sich, warum sie unproduktiv sind", erklärt Mike. "Ein Laptop, der drei Sekunden zum Öffnen einer App braucht, kostet am Tag mehr Zeit als das beste Produktivitätstool sparen kann."

Besonders wichtig: Ergonomie. Ein Laptopständer und eine externe Tastatur können Nackenproblemen vorbeugen und die Arbeitsqualität erheblich verbessern.

Projektmanagement: ClickUp und Google als Basis

Bei größeren Projekten setzen beide auf ClickUp für Aufgabenmanagement und Google Docs für kollaborative Dokumentenarbeit. "Das Wichtigste ist Konsistenz", betont Daniel. "Lieber ein Tool richtig nutzen als fünf Tools halbherzig."

Für Wissensmanagement hat sich eine Kombination aus Google Drive für Dokumente und strukturierten Ordnersystemen bewährt. Der Schlüssel liegt in einheitlichen Namenskonventionen und regelmäßiger Aufräumarbeit.

Die Tool-Philosophie: Weniger ist mehr

Der wichtigste Punkt: Produktivität entsteht nicht durch mehr Tools, sondern durch die richtigen Tools – und zwar wenige davon. Bevor ein neues Tool eingeführt wird, sollte man sich fragen: Spart es wirklich Zeit? Lohnt sich das Onboarding? Und: Ersetzt es ein bestehendes Tool oder kommt es zusätzlich dazu?

"Wir tracken bewusst, wie viel Zeit wir mit verschiedenen Tools verbringen", erklärt Mike. "Nur so erkennt man, ob sich die Investition wirklich lohnt."

Ausblick: AI-Workflows der Zukunft

Bei aller Begeisterung für Automatisierung betonen beide die Wichtigkeit eines bewussten Umgangs mit neuen Tools. AI-Features können enorm hilfreich sein, sollten aber nicht blind übernommen werden.

Der Trend geht zu intelligenten Workflows, die verschiedene Tools miteinander verbinden und Routineaufgaben automatisieren. Wichtig dabei: Die menschliche Kontrolle behalten und regelmäßig prüfen, ob die Automatisierung noch sinnvoll ist.

Für junge Unternehmen lautet die Empfehlung: Erst die Basics meistern (E-Mail, Kalender, Projektmanagement), dann schrittweise erweitern. Produktivität ist ein Marathon, kein Sprint.