25.000 Wohnungen in unter 3 Jahren: Wie Theo die Hausverwaltung mit KI neu baut

Vom Exit direkt in die nächste Gründung

Jona Schaeffer hat seine erste Firma verkauft und direkt danach die nächste gegründet – diesmal mit dem Ziel, eine ganze Branche neu zu bauen. Mit Theo digitalisiert er die Hausverwaltung, kauft bestehende Verwalter auf und integriert sie in ein einziges Tech-System. Das Ergebnis nach weniger als drei Jahren: 25 Millionen Euro Series A von Insight Partners, über 150 Mitarbeiter und mehr als 25.000 Wohnungen auf der Plattform. Das erklärte Ziel: ein Real Estate Operating System.

Warum Immobilienbesitz sich wie ein ungewollter Teilzeitjob anfühlt

Der Ausgangspunkt für Theo war eine sehr konkrete Beobachtung: Immobilieneigentum fühlt sich für viele Eigentümer wie ein Teilzeitjob an, den niemand wollte. Gebäude sind oft 100 bis 150 Jahre alt, jedes Objekt ist ein Unikat, und die Regulierung wächst exponentiell. Selbst Routineentscheidungen erfordern deshalb ernsthaftes Nachdenken.

Den Anstoß zur Gründung gab ein Investor und Freund von Jona, der nach 19 Jahren Immobilienportfolio alles verkaufen wollte – schlicht, weil die Verwaltungserfahrung „furchtbar“ war. Daraus entstand die Erkenntnis: Der 100-Milliarden-Euro-Markt für Real Estate Services in Deutschland ist komplett veraltet.

Warum ausgerechnet die Hausverwaltung der strategische Einstiegspunkt ist? Hier werden alle Daten konsolidiert und erzeugt. Wer die Verwaltung kontrolliert, hat die Datenhoheit über den gesamten Ownership-Lifecycle – von der Vermietung über die Transaktion bis hin zu Financial Services.

Kapitalstrategie: Vom 4-Millionen-Seed zur Insight-Partners-Runde

Ursprünglich war ein Seed von 4 Millionen Euro geplant. Am Ende wurde daraus ein Investment von über 10 Millionen Euro von Insight Partners. Jona hat sich bewusst eine Woche Zeit genommen, um zu analysieren, ob Theo dieses Kapital überhaupt produktiv einsetzen kann – zugesagt hat er erst, als er davon überzeugt war.

Bewertungen hält Jona für „total sekundär“. Stattdessen schaut er auf Revenue, Gross Margin und Cashflows. Seine Haltung dazu bringt er auf den Punkt: „Just focus on building a great fucking business and everything else will come.“

Ein zentrales Thema für ihn ist Control. Mit rund 20 Prozent Founder-Anteil hat er sich klare Kontrollrechte gesichert – weil Misalignment zwischen Gründer und Investoren aus seiner Sicht Wert zerstört. Sein Kommentar dazu: „Ich habe zu viele Gründer kennengelernt, die genau das gemacht haben.“

M&A als Go-to-Market-Kanal

Theo betreibt gekaufte Hausverwaltungen nicht als eigenständige Portfolio-Companies. Gekauft wird für Kundenbeziehungen, Daten und gute Leute – anschließend werden die Unternehmen vollständig in ein gemeinsames P&L, einen Tech-Stack und eine Kultur integriert. M&A ist für Jona schlicht ein weiterer Akquisitionskanal, mit eigenem CAC und Payback.

Die Zahlen dahinter:

• –Rund 29 Euro pro Wohnung und Monat als Grundvergütung
• –Etwa 7.000 Euro ACV pro Objekt
• –Circa 3 Millionen Euro Revenue pro 10.000 Wohnungen
• –Bereits siebenstelliges organisches Wachstum bei einem Gesamtumsatz im achtstelligen Bereich

Ein wichtiges Kriterium bei Zukäufen: Theo kauft ausschließlich profitable Unternehmen. Nicht, weil das Kapital gebraucht wird, sondern weil Profitabilität ein Qualitätsfilter ist – sie signalisiert gutes Management, starke Kundenbeziehungen und ein Team, das auch nach der Übernahme bleiben will.

KI verändert die Buchhaltung stärker als erwartet

Der GPT-3.5-Moment war die ursprüngliche Gründungsthese hinter Theo. Die überraschende Erkenntnis im Laufe der Zeit: Nicht die Kommunikation verändert sich durch KI am stärksten, sondern die Buchhaltung. Accounting besitzt eine dünne Schicht an „Urteilsvermögen“, die nie formalisiert wurde – und die sich jetzt automatisieren lässt.

Daraus folgt eine grundlegende Neuorganisation der Arbeit: Theo teilt traditionelle Verwalter-Rollen in fünf bis sieben Spezialteams auf. Account Management bleibt menschlich, viele andere Aufgaben werden künftig nicht einmal mehr „Human in the Loop“ sein. Jonas Einschätzung dazu ist deutlich: „Man braucht viel Fantasie zu sagen, in zehn Jahren haben wir noch Buchhalter.“

Ein „Personal Board“ zum Lernen von erfahrenen Machern

Um selbst schneller zu lernen, hat sich Jona ein „Personal Board“ aufgebaut – unter anderem mit einem ehemaligen Google-Maps-Produktchef und dem Ex-CEO von BCGX. Der Grund: Er lernt obsessiv von Menschen, die vergleichbare Herausforderungen bereits mehrfach gemeistert haben.

Die nächste große Frage für Theo lautet nun, was es konkret braucht, um von 100 Millionen auf eine Milliarde Euro Umsatz zu kommen – und wie sich das Real Estate Operating System auf dem Weg dorthin weiterentwickelt.